秘书资格

2014年秘书资格考试五级精练考点串讲6

时间: 2013-12-31

  第三节 秘书工作

  秘书工作是以辅助领导和上级完善管理为目的,通过“办文”、“办会”、“办事”,实现政务服务和事务服务的。

  一、秘书工作内容秘书部门的地位和职能决定了秘书工作大到覆盖单位组织的方方面面,小到涉及部门人员的点点滴滴。要求秘书工作事无巨细,都能收放自如。

  ㈠办文1.文字工作:主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作,以及领导同志需要的各种材料的准备和起草工作。2. 文书处理和档案工作:主要指文书文件办理方面的工作,包括文书的打印、制作、收发、运转、传递工作,立卷、归档工作。3. 围绕文书文件要办理的事务:主要是指因文书文件产生的,而且是秘书部门承办的事务。

  ㈡办会1.在程序上,包括会前的筹划和准备,会中的组织和服务,会后的善后和落实;2. 在内容上,工作会议、会谈事务,也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务;3. 在形式上,小型的常规性工作例会和几个单位联合召开的、会期较长的大型会议会务;既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督查落实的工作,也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品,甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。

  ㈢办事1. 信息工作:围绕信息处理展开的工作。2. 技术工作:主要指机要工作、计算机安全工作、现代办公设备设施的使用维护工作。3. 日常行政事务工作:值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。

  在党政机关,专门设立信访办公室,主要办理群众来信和来访的接待和明仕亚洲娱乐官网事项的处理工作,同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织单位一般不另设信访室,类似工作由值班秘书接待办理。在不另设公关部的公司企业,秘书工作还包括公关事务。

  现代社会组织中的行政事务工作,不仅有新的内容,还有新的意义。如机关办公环境的设计、布置、装饰与维护,依法落实职工的社会保障和生活福利安排,办公设备、车辆的统一采购、管理使用与调度,对餐饮公司、保安公司承包事务的管理等。这些行政事务工作,明显地带有现代组织管理形式的特色。

  二、秘书工作的宗旨 秘书工作“三服务”的指导思想1.1985年1月召开的全国党委秘书长、办公厅主任座谈会:为中央服务,为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务,为人民服务。2.朱传忠、叶明主编的《秘书理论与实务》:为直接领导服务,为明仕亚洲娱乐官网的各级领导服务,为人民群众服务。3.杨剑宇《涉外秘书概论》:为领导工作服务,为同级和上下级机关服务,为人民群众服务。

  三、秘书工作的特点1. 机要性 机密性和重要性。2.辅助性⑴所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开,领导工作涉及哪里,秘书工作范围就要扩大或延伸到哪里。⑵现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题,甚至有机会提出解决问题的方案,但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务,慎用发言权,无表决权,更无决定权。⑶现代秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图和指示精神办理,不能超越职权范围自作主张。

  3. 综合性首先,秘书工作的内容涉及本组织的全部工作。其次,秘书工作是为领导部门和整个组织服务的,这种服务主要体现在对各种事务性工作的处理上。再次,秘书工作的综合性表现在条理化、系统化地处理范围广、形式多、纷繁复杂的事务性工作。

  四、秘书工作的作用 在现代社会中,一个较大的社会组织通常由五部分构成:领导中枢、情报信息系统、咨询参谋系统、执行系统、监督系统。秘书部门+资料、档案、情报等部门=情报信息系统秘书部门+各种政策研究、调查预测等部门=咨询参谋系统 秘书部门是领导中枢与执行系统之间沟通的桥梁和纽带 秘书部门也协助检查、督查部门开展工作,同时承担督办查办工作用:1.协调作用2.信息作用3.形象作用4.参谋助手作用


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