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秘书资格笔记讲义复习备考:秘书资格考试五级精练考点串讲

日期:2013-12-29作者:明仕亚洲资料网阅读次数:549次
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秘书资格考试精练考点串讲

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  第四章 秘书“办文”的工作

  第一节 文字工作

  从一定意义上来说,秘书就是文字工作者。

  一、文字与文字工作

  文字:文字的字面涵义,可以有多种解释。本章所言文字,意指语言的书面形式,即文书或文章的意思。显然,这里的“文字”非指某一符号体系,而是指能表达某种意思,并具有一定体式的书面材料。如各种文字记录稿和各种文字稿本。

  文字工作:所谓文字工作,可以作广义与狭义的理解。广义上的文字工作,是泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活动,如新闻记者的工作,报刊编辑的工作,图书编辑的工作,作家的工作,自由撰稿人的工作等;狭义上的文字工作,特指秘书用书面语言代行领导者或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。如为机关起草各种文书,代领导者起草各种讲话稿,记录各种公务活动,审核各种文稿等。

  二、秘书文字工作的特点⑴写作活动的受动性:有感而发——奉命写作;我要写—要我写⑵思维形式的抽象性形象思维——抽象思维;⑶表达方式的综合性说明为主,兼有记叙和说明;⑷成文过程的程序性“作者中心论”、“我手写我心”、“文责自负”

  三、文字记录

  1.秘书文字记录的种类⑴电话记录:为便于电话记录,许多机关或部门都备有专门的电话记录纸,其格式大都约定俗成。机关的电话记录用纸,一般分为发出电话记录纸和接收电话记录纸两种。⑵值班记录值班工作,是各级秘书机构的重要日常工作。做好值班工作,对于保证机关单位的信息沟通、来访接待和应急处理等,无不具有重要作用。秘书在值班期间,要处理大量的、具体的、事关机关形象的事务性工作。为了如实地反映值班情况,准确地记载值班事务,妥善地做好交接工作,并为日后查考提供方便条件,秘书应认真做好值班记录,即填写值班日志。⑶来访记录凡设有专事来访接待的机构,一般都有来访登记制度,并备有专门的记录用纸,秘书应认真填写。⑷会议记录秘书要经常参与各种会议的筹备和组织。其任务之一,就是负责会议记录。会议记录一般分为两个部分:第一部分为会议的一般情况,第二部分为会议内容。为保证会议记录的规范化,机关单位都备有专门用纸。⑸大事记是领导决策与管理活动的真实写照,具有重要的认知价值和参考价值。大事记一般一事一记,按日编排。一天之内发生几件大事,就逐一记录几件大事,这便是一天的大事记。如果坚持逐日逐月地记录大事,年终便形成了一年的大事记。⑹调查记录⑺领导讲话记录⑻领导口授记录

  2.文字记录的过程⑴备好纸和笔,随时准备记录现代化的办公设备,为秘书提供了越来越先进、便捷的记录工具,但是受到经费、场合、时间、安全和纪律等因素的制约,秘书的文字记录永远也离不开笔和纸。秘书在记录时,不要使用铅笔、一般圆珠笔和普通墨水。若要使用圆珠笔,应使用国家档案部门推荐的322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯。⑵用心倾听和判断,快速做出记录(在平静的状态下,一般人每分钟能讲一百二十至一百五十个字,说和记在速度上存在巨大悬殊)⑶及时补充和修改,认真整理记录

  3.文字记录的方法⑴要点记录法⑵详细记录法⑶常用的速记法⑷特殊的标识法①形象的写法②会意的写法③假借的写法⑸笔记与录音并用法

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  第三章 秘书工作原则与悟性

  一、办文、办会、办事三者相对独立

  1. 办文。文字秘书称“办文”为“行文”。“行文”可以指“写文”,即撰拟文书、起草文件等;可以指“走文”,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义的综合,甚至是指处理由文书文件而产生的一切事务。办文的核心是文字工作,它的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。

  2.办会。无论会议、会谈、还是会晤,“办会”就是办理有关的组织事务工作。

  3. 办事。一切事务性工作都是“事”。广义地理解,“办文”、“办会”也是“办事”。所以,“事”的特点就是杂,无边无际,无尽无休,无时无刻。

  二、办文、办会、办事三者相互关系1. 办文有时是通过办会解决的2. 办会离不开办文工作3. 办事在多数情况下是通过办文或者办会体现的

  三、全面掌握办文、办会、办事的原则方1.首先体现秘书的综合职业能力2.体现在秘书准确地选择处理事务方式的判断力3.原则和方法⑴功力扎实,工作落实⑵综合考虑,系统筹划⑶形式多样,主攻明确⑷勤于总结,勇于创新

  第二节 秘书工作的基本原则

  一、秘书工作基本原则的提出“第一要保密,第二要准确“办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎”,第三要迅速(及时和合乎适宜)(周恩来)

  第三节 秘书工作的悟性

  一、悟性的心理基础1. 悟性来自于工作阅历和工作经验2. 悟性来自于意志和品位3. 悟性更是品质和思想水平的体现

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  第二章 秘书的可持续发展

  秘书的可持续发展应当包括两个方面:一是作为一门职业,在社会人力资源整合中保持和不断提升地位和作用的发展态势;二是秘书个人在社会职业岗位保持和不断提高专业素质。

  第一节 秘书的应聘与面试

  一、秘书的任职资格与条件

  二、秘书的推荐与应聘㈠推荐秘书:应聘者本人自荐,了解和熟悉应聘秘书的人推荐、应聘者的原单位或毕业学校推荐。㈡联系面试或约见

  三、准备应聘材料1.学历证明:毕业证书、学位证书等。2.求职申请:即自荐书3.履历材料:可以是表格,也可以是文字材料。4.推荐信:这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定,一般涉外企业机构比较重视推荐信,或许还有印好固定格式的推荐信表,需要一至两封。5.求职申请表:有的招聘单位印制了此表,要求应聘者事先填写,以简明了解欲知情况。6.身份证、工作证、求职证等必要证件。

  三、面试注意点:1.守时2.诚实3.把握分寸4.自然展示秘书素养

  第二节 对秘书的审查与考核

  一、对秘书的审查与职业纪律㈠北京市关于对秘书的选用和审查规定从一个方面说明对政务秘书的特殊要求㈡对企业秘书注重的是辅助经济管理能力和工作效率㈢对涉外秘书的审查和纪律

  三、我国引进的两种秘书职业考试㈠英国的剑桥秘书证书考试以及办公室管理证书㈡英国的NVQs秘书考试

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  第三节 秘书工作

  秘书工作是以辅助领导和上级完善管理为目的,通过“办文”、“办会”、“办事”,实现政务服务和事务服务的。

  一、秘书工作内容秘书部门的地位和职能决定了秘书工作大到覆盖单位组织的方方面面,小到涉及部门人员的点点滴滴。要求秘书工作事无巨细,都能收放自如。

  ㈠办文1.文字工作:主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作,以及领导同志需要的各种材料的准备和起草工作。2. 文书处理和档案工作:主要指文书文件办理方面的工作,包括文书的打印、制作、收发、运转、传递工作,立卷、归档工作。3. 围绕文书文件要办理的事务:主要是指因文书文件产生的,而且是秘书部门承办的事务。

  ㈡办会1.在程序上,包括会前的筹划和准备,会中的组织和服务,会后的善后和落实;2. 在内容上,工作会议、会谈事务,也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务;3. 在形式上,小型的常规性工作例会和几个单位联合召开的、会期较长的大型会议会务;既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督查落实的工作,也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品,甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。

  ㈢办事1. 信息工作:围绕信息处理展开的工作。2. 技术工作:主要指机要工作、计算机安全工作、现代办公设备设施的使用维护工作。3. 日常行政事务工作:值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。

  在党政机关,专门设立信访办公室,主要办理群众来信和来访的接待和明仕亚洲娱乐官网事项的处理工作,同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织单位一般不另设信访室,类似工作由值班秘书接待办理。在不另设公关部的公司企业,秘书工作还包括公关事务。

  现代社会组织中的行政事务工作,不仅有新的内容,还有新的意义。如机关办公环境的设计、布置、装饰与维护,依法落实职工的社会保障和生活福利安排,办公设备、车辆的统一采购、管理使用与调度,对餐饮公司、保安公司承包事务的管理等。这些行政事务工作,明显地带有现代组织管理形式的特色。

  二、秘书工作的宗旨 秘书工作“三服务”的指导思想1.1985年1月召开的全国党委秘书长、办公厅主任座谈会:为中央服务,为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务,为人民服务。2.朱传忠、叶明主编的《秘书理论与实务》:为直接领导服务,为明仕亚洲娱乐官网的各级领导服务,为人民群众服务。3.杨剑宇《涉外秘书概论》:为领导工作服务,为同级和上下级机关服务,为人民群众服务。

  三、秘书工作的特点1. 机要性 机密性和重要性。2.辅助性⑴所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开,领导工作涉及哪里,秘书工作范围就要扩大或延伸到哪里。⑵现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题,甚至有机会提出解决问题的方案,但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务,慎用发言权,无表决权,更无决定权。⑶现代秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图和指示精神办理,不能超越职权范围自作主张。

  3. 综合性首先,秘书工作的内容涉及本组织的全部工作。其次,秘书工作是为领导部门和整个组织服务的,这种服务主要体现在对各种事务性工作的处理上。再次,秘书工作的综合性表现在条理化、系统化地处理范围广、形式多、纷繁复杂的事务性工作。

  四、秘书工作的作用 在现代社会中,一个较大的社会组织通常由五部分构成:领导中枢、情报信息系统、咨询参谋系统、执行系统、监督系统。秘书部门+资料、档案、情报等部门=情报信息系统秘书部门+各种政策研究、调查预测等部门=咨询参谋系统 秘书部门是领导中枢与执行系统之间沟通的桥梁和纽带 秘书部门也协助检查、督查部门开展工作,同时承担督办查办工作用:1.协调作用2.信息作用3.形象作用4.参谋助手作用

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  第二节 秘书部门

  一、秘书部门概述1. 分级分类管理原则2. 精简、合理、高效原则3. 整体效益原则

  二、行政机关的秘书部门 行政机关秘书部门的设置,一般包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门,是机关首脑的参谋部、思想库;同时,它又是整个机关的后勤部和财政部。行政机关秘书部门的设置应该是全能型的。

  三、公司企业的秘书部门 公司企业的秘书部门是公司企业内部的行政管理系统,也是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理、综合服务职责的综合机构。大体有四种形式:

  1. 综合性的秘书部门。集团办公室、公司办公室等。2. 职能性的秘书部门。经理办公室、厂长办公室、行政办公室。3. 专业性的秘书部门。文秘室、值班室4. 由一两名秘书承担的秘书办公室。前台、总经理秘书。

  四、股份制企业集团中的秘书部门 1. 决策层:股东大会和董事会(董事会秘书)2. CEO

  五、临时性的秘书机构1. 时间性强2. 任务量大3. 协调机制好

  六、秘书部门的内部工作系统1. 党政机关中秘书部门的内部工作系统 我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的规定。做普遍的是称“办公室”,级别高一些的称“办公厅”。在党政机关,办公厅(室)下设有秘书局、秘书处、秘书科等相应级别的秘书部门。党中央、国务院的秘书部门称为“办公厅”,“办公厅”下设秘书局、信访局、机要局、外事局等,秘书局下设有档案处、综合处、会议处。 国务院各部委员及各省、市、自治区的秘书部门,统称“办公厅”,厅下直接设处,如“秘书处”、“机要处”、“行政处”、“信息处”等,处以下有的设科室,有的不设。与办公厅(室)同级的还有“政策研究室”,专管各类政策制定前后的调查与研究工作。

  2. 公司企业中秘书部门的内部工作系统⑴办公事务⑵行政事务⑶法律事务

  七、秘书部门的地位和职能1. 辅助管理2. 综合服务

  八、秘书部门领导的工作职能1. 检查督办2.协调关系3.制定制度4.管理人员

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  秘书工作是一项有着悠久历史的工作。但是秘书作为一门职业,在中国有明显的现代特色。

  一、“秘书”一词的含义

  “秘书”一词,经历了由物到人、由书籍到机构的演变。《说文》云“秘者,神也。”秘书一词连用,最初出现于《汉书》。《汉书·刘向传》有“诏向领校五经秘书”,但此时的“秘书”明显是指宫中秘藏之书。

  1. 宫中秘藏之书2. 指谶纬图篆之书3. 指官职名4. 指官署机构名称

  二、秘书的起源 1. 文字的出现2. 阶级社会的产生

  三、秘书的定义1. 对当代“秘书”定义的探讨,是从20世纪80年代开展秘书学研究时开始的。“秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一” ——王千弓《秘书学与秘书工作》(1985年) “秘书,在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位”——袁维国《秘书学》

  2. 定义我国的秘书,主要应当从三个方面把握。首先,明确秘书是一门社会职业。其次,明确秘书的职业岗位归属。再次,明确秘书的工作职责和内容。

  四、秘书的分类1.纵向分类:初级秘书:从事一般日常行政事务的工作人员 中级秘书:分管文字工作、信息工作的秘书 高级秘书:秘书机构的领导、办公厅(室)主任

  2. 横向分类 商务秘书:主要指在从事各种商务活动的企业中,协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员。教学秘书:主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作的人员。司法秘书:主要指就职于法院、企业与社团律师事务所或律师身边的秘书人员。医务秘书:这类秘书人员就职于医务医疗机构,如医院、医学院、药房或私人诊所。政务秘书:在我国,包括党务秘书和行政秘书,主要在党政各级领导机关辅助领导的决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。

  其他如:保健秘书、警卫秘书、科研秘书、外文秘书等

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  公务文书:广义 党政机关企事业单位社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务公务商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函等 狭义指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 特指在国务院2000年8月24日发布,2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文

  发文字号:发文编号,是发文机关对其所发的公文依次编排的顺序号码 由发文机关代字发文年份发文顺序号构成 国办发(2010)21号 一份公文只有一个 联合行文只标主办机关的

  文字记录种类:申请 值班 来访 会议 大事记 调查 领导讲话 领导口授

  发文流程:交拟拟稿 审核签发 印制校对 对校 折校 读校 用印登记 封发传递 文学院领导交拟 文学院秘书拟稿;校长办公室秘书对文稿初审后交校长办公室资深秘书或办公室副主任等人核稿;分管副校长或校长签发;再交由校长办公室编号打印校对 加盖”南京师范大学”印章;最后登记 封发进入传递渠道

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  会前:安排议题议程日程;与会名单 申请资金 会场位置背景装饰;食宿茶水 发出通知

  布置:大小设施设备氛围防干扰 附属设施会议文件 会标抬头名称 回头核心口号 红旗对称十全十美 主席台面观众左为尊 证件正式工作 食宿种族名族 新闻发布会

  会中:由 主持;主介绍领导来宾;主宣布开始起立唱过歌;领导宣布;代表发言;领导总结;合影 成本=3*小时均工资*2*人数*时间H

  组织:签到 志愿者服务 记录录音 会议简报 安排就座

  善后:会场清理 发会议记录 资金 总结 庆典 宴请

  文字工作:广义泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活动,新闻记者报刊编辑图书编辑作家自由撰稿人 狭义指秘书用书面语言代行领导者或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动 为机关起草文书代领导者起草讲稿记录公务活动审核文稿

  特征 受动抽象综合程序

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  秘书源:文字出现;阶级社会产生; 有领导部门的社会组织出现

  信访源: 尧,设”进善旌”;尧命舜在土阶前树木柱,让百姓书写意见,指出自己过失,称为”诽谤之木”;舜在位,在庭前设置”敢谏之鼓”

  公车府:秦代起 兼职信访机构,府中主管为公车司马令,职责之一是受理”吏民上章”丞相府 秘书中央机构

  翰林学士:唐起 皇宫秘书机构,皇帝亲信顾问之官,其地位很重要 亚相 军机处:清朝中后期的中枢权力机关,有效控制中央主要秘书部门越权问题;制度周密人员精干办事迅速效率甚高

  秘书演变:最初出现于汉书刘向传”诏向领校五经秘书”,指宫中秘藏之书;谶纬图篆之书,经学之书,算命先生;曹魏 官职名 图书馆馆长;南北朝 官署机构 秘书省 秘书寺

  会议:有组织 领导的商议事情的集会;一种经常商议并处理重要事务的常设机构与组织

  会议6要素:与会者;主持人 当然 职位地位 组织章程与法规 临时 选举协商;议题 讨论题目 研究课题 解决问题;名称 恰当确定;时间 召开持续进度;地点 地区会场 决定企事业基本方向 90%重大决策

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